Jak SPI pomogło Network Rail zaoszczędzić ponad 1600 godzin miesięcznie

Kiedy Specialist Project Integration dołączył do projektu przebudowy stacji kolejowej King’s Cross w Londynie, o wartości ponad 1.2 miliarda PLN, jako wiodący integrator projektu (Lead Design Organisation - LDO), musiał zmierzyć się z szeregiem wyzwań, począwszy od fazy szczegółowego projektowania, biorąc na siebie odpowiedzialność za integrację projektu z wieloma wykonawcami z różnych branż, Dane projektowe były rozproszone w setkach arkuszy i w różnych systemach zarządzania danymi, z których każdy wymagał ich ręcznego wprowadzania, co doprowadzało do nieefektywności i znacznego obciążenia procesami administracyjnymi.

Pierwszy kluczowy kamień milowy nastąpił zaledwie za 12 tygodni po rozpoczęciu prac, więc SPI musiało szybko wdrożyć rozwiązanie, które mogłoby umożliwić sprawną koordynację pracy zespołów technicznych i zredukować opóźnienie powstałe w poprzednich fazach projektu. Dodatkowo presja budżetowa ze strony klienta oznaczała, że tradycyjne podejście do realizacji projektu byłoby zbyt drogie, dlatego potrzebne było rozwiązanie zmniejszające koszty ogólne realizacji.

Rozwiązanie

SPI jest jednym z najbardziej doświadczonych integratorów platformy Smartsheet, szeroko wykorzystującym to narzędzie w niemal wszystkich swoich projektach, aby zapewnić uczestnikom inwestycji możliwość dostępu do danych i wglądu w realny stan realizacji projektu w czasie rzeczywistym oraz zredukować koszty realizacji inwestycji. SPI opracowało autorską metodologię konfiguracji platformy, tworząc swoiste centrum kontroli nad projektem, włączając w nie dodatkowo obszar inżynierii - rozwiązanie to jest oferowane pod marką Command Centre. Łącząc ponad 100, odpowiednio dobranych, wskaźników wraz z funkcjonalnością Smartsheet, umożliwiającą łatwe łączenie różnych arkuszy i oprogramowania, SPI tworzy połączone środowisko danych (tzw. ‘jedno źródło prawdy’) dla obszaru inżynierii. Środowisko sprzężone z nowymi, cyfrowymi, procesami automatyzującymi przepływ danych takich jak zapytania techniczne, raportowanie o kolizjach projektowych, itp.

Funkcjonalność i wartość związana z utworzeniem ‘centrum zarządzania’ wyposażonego w aktualizowane w czasie rzeczywistym wskaźniki, bazujące na wiarygodnych danych i ukazujące realny postęp prac projektowych sprawiły, że rozwiązanie to szybko zostało zaimplementowane w innych obszarach organizacji, aby przynieść podobną wartość.

Do zadań generalnego wykonawcy należało między innymi zarządzanie kwestiami związanymi z bezpieczeństwem, jakością oraz z aspektami ochrony środowiska. SPI, w ciągu 3 tygodni, stworzyło system zarządzania bezpieczeństwem (SMS - Safety Management System), automatyzując wiele czynności i przenosząc je z formy papierowej do środowiska cyfrowego. Każda osoba wchodząca na plac budowy lub powiązaną przestrzeń biurową miała możliwość zaraportowania zaobserwowanego incydentu, przy użyciu urządzenia mobilnego, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania, czy nawet rejestracji lub logowania.
Planowanie szkoleń wprowadzających zostało przeniesione do systemu elektronicznych rejestracji, informacje z przeprowadzanych inspekcji rejestrowano za pomocą mobilnej aplikacji Smartsheet, a wszystko było raportowane centralnie w czasie rzeczywistym.

Karl Spooner, odpowiedzialny za BHP na King’s Cross powiedział:
‘Jako kierownik BHP przez ponad 25 lat nigdy nie widziałem systemu, który byłby tak łatwy we wdrożeniu i obsłudze… Command Centre - centrum zarządzania SMS zmieniło zarządzanie bezpieczeństwem na projekcie przebudowy King's Cross. Prostota gromadzenia danych, analizowania i raportowania dała mi znacznie lepsze zrozumienie tego ‘gdzie jesteśmy’ i ‘co musimy zrobić’ w kierunku poprawy (...)’

Łatwość bezpiecznego dostępu do danych bez konieczności instalowania oprogramowania, ale z pełną zgodnością z RODO, sprawiła, że zespoły projektowe, rozproszone po 20 lokalizacjach, raportowały na bieżąco postępy prac oraz na podstawie aktualnych danych mogły skutecznie planować kolejne kroki mając kontrolę nad programem prac.


Benefity

Dzięki sprawnemu powiązaniu wypracowanych metodologii koordynacji projektu 3D oraz zarządzania procesami BIM z wykorzystaniem narzędzia Smartsheet, zespół SPI pełniący funkcję integratora części projektowej (‘Lead Design Organisation’) był o 75% mniejszy niż zespół przydzielany do tej funkcji tradycyjnie, co pozwoliło na wygenerowanie oszczędności rzędu 35 milionów złotych podczas realizacji projektu.

Każdy członek zespołu projektowego oszczędzał średnio 8 godzin tygodniowo, poprzez wdrożone rozwiązania redukujące pracochłonność procesów związanych z odpowiedziami na zapytania techniczne dotyczące projektu, administracją oraz koniecznością częstych spotkań. W skali miesiąca zespół projektowy oszczędzał ponad 910 godzin.

Generalny wykonawca zredukował liczbę manualnych procesów oraz ręczne wprowadzanie danych o 90% oszczędzając ponad 450 godzin miesięcznie.

Kierownicy projektów skorzystali na usprawnionej współpracy ze swoimi kontrahentami oraz możliwości sprawniejszego zarządzania projektem. Dostęp do potrzebnych danych w czasie rzeczywistym wraz ze zautomatyzowanym raportowaniem zapewnił wysoki poziom kontroli nad projektem oraz pomógł im oszczędzić 250 godzin miesięcznie.

O nas

W SPI wierzymy, że istnieje lepszy sposób zarządzania informacjami w organizacjach związanych z infrastrukturą i w dużych projektach budowlanych. Wierzymy, że istnieją wydajniejsze i bardziej produktywne rozwiązania, w których sposób działania, procesy i technologie są do siebie dopasowane by zapewnić osiągnięcie lepszych wyników. Podejmujemy ryzyko inżynieryjne jako wiodący integrator prac projektowych i modelu BIM rozwijanego podczas realizacji projektów budowlanych, skupiając się na możliwości wprowadzenia usprawnień, które wpłyną na poziom realizacji projektu i jakość dostarczonego wyniku.

Wykorzystujemy naszą wiedzę i doświadczenie w zakresie realizacji projektów (o łącznej wartości 150 miliardów złotych), aby wspierać przedsiębiorstwa w ich inwestycjach infrastrukturalnych i wyzwaniach związanych z efektywną eksploatacją zasobów, na rynkach
międzynarodowych. Od 2005 roku z sukcesem budujemy reputację „przyjaciela branży”, zachowując bezstronność i współpracując z naszymi klientami w sercu największych projektów infrastrukturalnych.

Pomagamy ograniczyć ryzyko i zwiększyć wydajność dzięki nowoczesnym, cyfrowym procesom i najnowszym technologiom. SPI cieszy się zaufaniem osób odpowiedzialnych za eksploatację infrastruktury, inwestorów i wykonawców, w zakresie poprawy bezpieczeństwa, jakości i wydajności wykorzystania złożonych zasobów infrastruktury.