Polisa od błędów ludzkich. Dlaczego cyfryzacja opłaca się bardziej niż ryzykowne „oszczędności”?

Redakcja: Panie Igorze, zacznijmy od rachunku ekonomicznego, który spędza sen z powiek wielu prezesom. W branży pokutuje przekonanie, że wdrożenie zaawansowanego systemu klasy ERP/TMS to gigantyczny wydatek, który można odłożyć na „lepsze czasy”. Czy w zderzeniu z obecnym taryfikatorem kar UTK i ryzykiem utraty kontraktów strategia „jakoś to będzie” ma jeszcze rację bytu?

Igor Kantorski, SP Tech Solutions: Matematyka w tym przypadku jest brutalna i nie stoi po stronie zwlekających. Proszę spojrzeć na taryfikator kar administracyjnych. Sankcja za dopuszczenie do prowadzenia pojazdu osoby bez ważnych badań, sprawdzianów wiedzy czy autoryzacji szlaku jest liczona w tysiącach złotych za każdy wykazany przypadek. Jeśli kontrolerzy prześwietlą dokumentację wstecz i znajdą systemowe zaniedbania, kwoty te błyskawicznie sumują się do poziomu, który może zachwiać płynnością finansową zwykłego przewoźnika.

Wielu zarządzających wciąż traktuje arkusz kalkulacyjny jako rozwiązanie darmowe, a to błąd. Nad arkuszem nie da się zapanować tak, aby był w stanie efektywnie i bezbłędnie prowadzić tak skomplikowany proces biznesowy, jakim jest logistyka transportu kolejowego. Arkusz kalkulacyjny to w rzeczywistości najdroższy abonament na rynku, ponieważ jest tylko cyfrowym substytutem kartki papieru – przyjmie każdą datę, zaakceptuje pomyłkę i nie zweryfikuje, czy maszynista ma autoryzację na dany typ lokomotywy. Raily Cargo AI to rozwiązanie zbudowane na takich regułach biznesowych. Koszt wdrożenia naszego systemu to często równowartość zaledwie jednej, średniej wysokości kary, wynikającej z niedopatrzenia dyspozytora zmęczonego na nocnej zmianie. Inwestycja w cyfryzację to de facto wykupienie polisy od błędów ludzkich.

Pozostańmy przy temacie błędów. Jeden z najczęstszych zarzutów pojawiających się w protokołach pokontrolnych brzmi: „System Zarządzania Bezpieczeństwem (SMS) funkcjonuje tylko na papierze”. To poważne oskarżenie o fikcyjność procedur. W jaki sposób inżynier oprogramowania może „ożywić” segregator z procedurami i sprawić, by stały się one realną barierą dla nieprawidłowości?

Procedury nie są respektowane tylko z dwóch powodów: albo ktoś ich nie zna, albo są irytujące – nie ma innych opcji. Tak się składa, że oprogramowanie jest najlepszym sposobem radzenia sobie z obiema tymi przyczynami.

Czy ten przysłowiowy segregator z procedurami jest atrakcyjnym materiałem do studiowania dla pracowników? Oczywiście, że nie. Efekt jest taki, że wszyscy deklarują, że doskonale go znają – bo muszą. Rozwiązanie informatyczne ma tę zaletę, że nie musisz się go uczyć – prowadzi ię za rękę. Na każdym etapie procesu jest w stanie wytłumaczyć dlaczego nie możesz lub nie powinieneś czegoś zrobić, oraz dlaczego musisz lub powinieneś coś zrobić. Odchodzą koszty wdrożenia i wyszkolenia wysokiej klasy specjalistów. Ci najlepsi pracownicy są najlepsi, bo znają i rozumieją procedury. Z naszym oprogramowaniem wszyscy je znają, bo zna je system. I wszyscy są najlepsi.

Jeżeli natomiast procedury są irytujące, a nie oszukujmy się – zazwyczaj takie są, to mam kolejną dobrą wiadomość – ten problem też jest rozwiązywalny przez dobrej klasy oprogramowanie, jakim jest Raily Cargo AI. Problemem który irytuje, jest mnogość warunków które trzeba sprawdzić oraz działań, które trzeba podjąć. Przed zaplanowaniem drużyny trakcyjnej musisz sprawdzić, którzy pracownicy są dyspozycyjni, czy mają odpowiednie uprawnienia i czy znajdują się wystarczająco blisko. W klasycznych operacjach samo to może zająć kilkanaście lub kilkadziesiąt minut, a to przecież dopiero początek. W naszym systemie to jedno kliknięcie. A po wykonanej pracy? Mnogość działań do podjęcia: aktualizacja karty znajomości szlaku, aktualizacja ewidencji stanu paliwa, karty pracy i tak dalej. Niektóre z tych czynności są na tyle pracochłonne, że do ich ewidencji obliguje się samych maszynistów. Popełnij jedną pomyłkę przy dowolnej z tych rzeczy i masz problem, i kary na horyzoncie. W naszym systemie masz je po prostu zrobione – wszystko to przecież wynika ze zrealizowanego przejazdu.

Jako ciekawostkę dodam, że prowadzenie dużego zespołu programistów nie różni się tu od innych dziedzin zarządzania. My też mamy swoje procedury, zalecenia i dobre praktyki. Nasza dziedzina różni się natomiast tym, że jesteśmy w stanie rozwijać oprogramowanie sami dla siebie. Nasza branża rozwija się tak szybko właśnie dlatego, że sami – na swój własny użytek – produkujemy ogromną ilość oprogramowania dedykowanego dla naszej branży. To mówi samo za siebie. Kwintesencją rozwoju narzędzi na potrzeby rozwoju oprogramowania jest właśnie generatywna sztuczna inteligencja. To programiści wciąż są największym odbiorcą AI, bo w istocie jest to efekt pracy nad narzędziem, które ułatwia naszą pracę.

Kolejnym obszarem generującym problemy jest spójność danych. Przewoźnicy operują na styku wielu rejestrów: własne kadry, dyspozytura, KREMiPPK, dokumentacja techniczna taboru. Kontrole często wykazują rozbieżności między tym, co jest w „szafie” w siedzibie spółki, a tym, co widnieje w rejestrach państwowych. Czy technologia pozwala skutecznie zwalczyć ten chaos informacyjny?

To, o czym Pan mówi, to klasyczny problem tzw. silosów danych. W wielu firmach wygląda to tak: dane wprowadza się ręcznie do KREMiPPK, potem przepisuje do arkusza dyspozytorskiego, a na końcu notuje w zeszycie. Przy kilkuset pracownikach i rotacji taboru błąd jest statystycznie nieunikniony – literówka w numerze licencji czy dacie ważności to gotowy punkt w protokole kary.

Filozofia Raily Cargo AI opiera się na tzw. pojedynczym źródle prawdy (ang. Single Source of Truth). Nasz system integruje się bezpośrednio z bazami zewnętrznymi i traktuje dane spływające z aplikacji mobilnej pracowników jako naczynia połączone. Jeśli maszynista zgłosi przez aplikację, że zakończył jakiś przejazd, dyspozytor od razu o tym wie, a karta znajomości szlaku, karta pracy, dane o okresie ważności autoryzacji na lokomotywy te wszystkie rzeczy są natychmiast zaktualizowane i widoczne dla każdego uprawnionego użytkownika systemu. Nie ma „głuchego telefonu”, nie ma ręcznego przepisywania. Protokół kontrolny nie może wykazać niespójności, ponieważ wszystkie działy w firmie – od HR po eksploatację – pracują na tym samym, zintegrowanym zbiorze danych.

Na koniec poruszmy temat czasu pracy, który jest niezwykle dynamiczny. Opóźnienia pociągów, nieplanowane postoje, objazdy – to kolejowa codzienność. Jak w tak zmiennym środowisku uchronić się przed przekroczeniem dopuszczalnych norm czasu pracy maszynistów, co jest obecnie „oczkiem w głowie” inspektorów pracy i UTK?

To jest właśnie moment, w którym człowiek z kalkulatorem przegrywa z technologią. Przy dynamicznych zmianach sytuacji ruchowej dyspozytor nie jest w stanie na bieżąco przeliczać, czy biorąc pod uwagę opóźnienie i czas na dojazd powrotny, maszynista za 4 godziny nie przekroczy limitu 12 godzin służby. A co w momencie, gdy chcesz się rozwijać jako przewoźnik? Przecież każdy z nas wie, że zatrudnienie dwa razy większej liczby dyspozytorów wcale nie przyspieszy ich pracy dwukrotnie. Ci dyspozytorzy działają na wspólnych zasobach: lokomotywach, pracownikach, wagonach. Muszą koordynować swoją pracę; przy wielkiej skali taka koordynacja jest możliwa tylko i wyłącznie poprzez centralny system informatyczny.

Użycie systemu, który jest w stanie w kilka sekund ocenić, czy czas pracy zostanie przekroczony i zaproponować inne, lepsze rozwiązanie, jest warunkiem koniecznym do prowadzenia efektywnej pracy pod ścisłym reżimem czasowym. Nie da się tego porównać do pracy jakiegokolwiek wykwalifikowanego specjalisty – są fizyczne ograniczenia, których człowiek nie da rady przekroczyć. Efektywne wykorzystanie zasobów jest z kolei warunkiem koniecznym do redukcji błędów – w szczególności tych związanych z czasem pracy. Nasze Raily Cargo AI to efekt niezliczonych godzin konsultacji, projektowania i implementacji, które przygotowaliśmy właśnie po to, żeby radzić sobie efektywnie z takimi wyzwaniami. Efektywność zmniejsza szanse na czasowe nadużycia.

Proszę jednak pamiętać, że ten szczelny nadzór nad procedurami i pełna zgodność z wymogami UTK to w Raily Cargo AI zaledwie fundament – taki „program obowiązkowy”. Prawdziwa rewolucja biznesowa zaczyna się tam, gdzie wchodzimy w twardą optymalizację przewozów, ale to temat tak obszerny, że zasługuje na zupełnie oddzielną rozmowę.