W dniu 10 kwietnia 2013 roku Uchwałą nr 303/2013 zarząd PKP Polskie Linie Kolejowe wprowadził do stosowania nową procedurę regulującą zasady dopuszczania do stosowania na zarządzanej sieci produktów, które nie podlegają dopuszczeniu do eksploatacji przez Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego.
Zgodnie z prawem polskim i unijnym do obowiązków zarządcy infrastruktury należy dopuszczanie do eksploatacji produktów, których dopuszczanie nie należy do zadań UTK, a których stosowanie może mieć bezpośredni lub pośredni wpływ na bezpieczeństwo ruchu kolejowego. Aby ujednolicić obowiązujące w spółce zasady udzielania tego typu zezwoleń, Biuro Bezpieczeństwa we współpracy z innymi biurami centrali spółki przygotowało zunifikowaną procedurę określającą sposób uzyskiwania dopuszczeń przez dostawców określonych systemów, urządzeń oraz ich części zamiennych, materiałów, a także technologii i metod stosowanych na liniach kolejowych zarządzanych przez PKP PLK.
Nowe regulacje dotyczą produktów mających wpływ na poziom bezpieczeństwa zarządzanej sieci, stanowią integralną część dokumentacji Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem, jako procedura SMS-PW-17.
Procedura opisuje dokładnie drogę postępowania, jaką musi przejść dostawca, aby jego produkt mógł uzyskać dopuszczenie do stosowania na zarządzanej przez PKP PLK sieci oraz definiuje zakres odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych. W procedurze określone są również niezbędne dokumenty, których wzory znaleźć można w załącznikach. W załączniku nr 1 umieszczony został również (aktualizowany na bieżąco) wykaz produktów objętych przedmiotową procedurą.