Góra: Urząd Transportu Kolejowego działa sprawnie w czasie epidemii

Konieczność zapewnienia ciągłości funkcjonowania a jednocześnie bezpieczeństwa pracownikom stała się wymogiem obecnej sytuacji także w Urzędzie Transportu Kolejowego. Stanęliśmy przed wyzwaniem, jak w niezakłócony sposób kontynuować efektywną realizację naszych ustawowych zadań. Od połowy marca udało się nam przejść płynnie w tryb pracy zdalnej. Przekonaliśmy się, że warto planowo inwestować w nowe technologie, wyposażenie techniczne i regularne szkolenia pracowników. Bez zbędnych przerw technicznych i w zorganizowany sposób przeszliśmy w tryb pracy zdalnej. Działaliśmy tak, by klienci urzędu nie odczuli zmiany w standardzie obsługi.

Przygotowanie do pracy zdalnej

Podstawą dobrze zorganizowanej pracy zdalnej są: technologia, komunikacja i organizacja. Praca zdalna jest o tyle efektywna, o ile zostanie dobrze zaimplementowana. Czas potrzebny na procedowanie decyzji nie uległ zmianie, jednak większość spraw staramy się załatwić w pełni elektronicznie. Od wielu lat w UTK działa system elektronicznego zarządzania dokumentacją (ezd), za pomocą którego odbywa się przepływ informacji i dokumentów. Pracownicy wyposażeni w kwalifikowany podpis procedują i podpisują dokumenty w sposób elektroniczny. Internet, VPN, platforma ePUAP i aplikacja do wideokonferencji umożliwiają zdalne korzystanie z naszych zasobów, wymianę korespondencji z innymi podmiotami i codzienną komunikację. Osobom, które miały utrudniony dostęp do Internetu, w ramach posiadanych rezerw, udostępniono karty z pakietami transmisji danych wraz z routerami. W momencie przejścia na pracę zdalną, dział IT dokonał gruntownego przeglądu zasobów sprzętowych, a pracownicy zostali wyposażeni w niezbędne narzędzia pracy, przede wszystkim w laptopy, a także przenośne drukarki, jeśli była taka potrzeba.

Pracownicy Kancelarii Głównej cały czas pełnili dyżury na miejscu, obsługując wpływającą do UTK korespondencję i on-line wspomagając koleżanki i kolegów np. w prowadzeniu archiwizacji spraw prowadzonych elektronicznie. Nie przerwaliśmy także potwierdzania Profilu Zaufanego. Stałe dyżury pełnili też pracownicy w siedzibach Oddziałów Terenowych UTK.

Od początku staramy się zapewnić odpowiednie środowisko pracy dla wszystkich zatrudnionych. Służy temu m.in. nasz Intranet, gdzie pracownicy mogą znaleźć niezbędne materiały pomocne w tym nietypowym czasie. Są to artykuły ekspertów z dziedziny psychologii pracy, informacje dotyczące rozwiązań umożliwiających lub ułatwiających pracę zdalną, zestawy dobrych praktyk i wskazówek dotyczących organizacji pracy własnej i zespołu w nowych okolicznościach. Choć nadal w części pracujemy osobno, to tworzymy jeden zespół. Podtrzymanie tej więzi jest kluczowe ze względów społecznych oraz przynosi znakomite efekty w percepcji i akceptacji nowej sytuacji. Dużą uwagę kładziemy na częste spotkania w grupie, które realizujemy poprzez aplikacje elektroniczne.

Nowoczesne systemy

W związku ze zmienionym trybem pracy zachęcamy wszystkich klientów urzędu, aby sprawy załatwiać elektronicznie. Do dyspozycji naszych klientów od dawna są już takie systemy, jak SOLM, który pozwala na elektroniczne złożenie wniosku o wydanie licencji maszynisty czy program Kolejowe e-Bezpieczeństwo. Umożliwiamy też spotkania z pracownikami UTK w formie wideokonferencji, dlatego do aktualnych warunków dostosowaliśmy „Piątki z UTK” - cykliczne spotkania z rynkiem kolejowym. Zmieniona formuła spotkań funkcjonuje od początku wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego. Zorganizowanych zostało już niemal 30 spotkań w formie zdalnej.

Do tej pory, ponad 12 tys. godzin trwały wszystkie wideokonferencje pracowników urzędu. To kontakty z klientami, takie jak „Piątki z UTK”, ale przede wszystkim wewnętrzne spotkania, które pozwalały omówić najważniejsze sprawy. W pierwszych, krytycznych miesiącach epidemii do urzędu wpłynęło niemal 7,5 tys. pism. Jest to liczba porównywalna z tym samym okresem ubiegłego roku. Zmieniła się jednak struktura wpływów – prawie dwa razy więcej było dokumentów przesłanych przez ePUAP, a e-maili o 50% więcej. Listów tradycyjnych było mniej o 20% w porównaniu analogicznego okresu 2019 r.

Procesy, ryzyka i trudności

Praca zdalna posiada także swoje ograniczenia. Wynikają one ze specyfiki realizowanych w UTK procesów, których przeprowadzenie za pomocą aplikacji do komunikacji zdalnej jest niestety niemożliwa. Dokonaliśmy pierwszych podsumowań i analizy procedowanych przez nas spraw w kontekście wykonywania pracy zdalnej. Choć wszystkie sprawy administracyjne są w UTK załatwiane drogą elektroniczną, a duża część wnioskodawców w sprawach dotyczących pojazdów kolejowych wykorzystuje ePUAP, to jednak niektóre przypadki wymagają dostępu do dokumentacji papierowej, zwłaszcza gdy trzeba posłużyć się dokumentacją z lat ubiegłych.

Epidemia utrudniła też konsultację strategicznych dokumentów opracowywanych przez UTK, takich jak Lista Prezesa UTK, czy stanowiska Prezesa UTK zawierające dobre praktyki. Zazwyczaj kwestie jednostek oceniających zgodność i przemysłu omawiane były na konferencjach przy udziale znacznej liczby uczestników dialogu.

Oddziały Terenowe UTK w okresie pandemii również zmuszone są do podejmowania niestandardowych działań w niektórych aspektach swojej aktywności. Sprawność prowadzenia działań kontrolnych opartych wyłącznie na dokumentacji jest z obiektywnych przyczyn ograniczona. Charakter zadań Oddziałów Terenowych wymaga przede wszystkim wyjścia w teren, celem weryfikacji dokumentacji ze stanem faktycznym na gruncie, co ze zrozumiałych względów jest utrudnione. Oddziały Terenowe prowadzą jednak działania kontrolne i nadzorcze. W kwietniu i maju były one z przyczyn obiektywnych ograniczone i wymagały znacznie większego zaangażowania pracowników. Obecnie działania nadzorcze odbywają się zgodnie z Planem nadzoru Prezesa UTK.

Sprawna i terminowa obsługa prawna UTK to niezmiernie ważny aspekt efektywnej współpracy z rynkiem kolejowym. I w tym zakresie swoje zadania realizujemy na bieżąco. Tylko w zakresie obszaru planowania i gospodarki przestrzennej zrealizowaliśmy w początkowym okresie pracy zdalnej ponad 300 spraw. Praktycznie wszystkie wysyłane są za pomocą platformy ePUAP. Pomimo okresu epidemii i ograniczeń z tym związanych, przekazaliśmy na potrzeby postępowań sądowych i prokuratorskich innych organów ścigania kila tysięcy stron akt. Planowanie i gospodarka przestrzenna to obecnie jeden z nielicznych obszarów, który nie może być w pełnym wymiarze wykonywany w formie pracy zdalnej, bowiem wiąże się z koniecznością pracy na dokumentach papierowych. Jednakże szacujemy, że w sumie ok. 90% spraw dot. obsługi prawnej może być wykonywane w formie zdalnej. Spośród pozostałych działań dotyczących tzw. obszarów merytorycznych urzędu, także ten dotyczący regulacji rynku kolejowego przebiega sprawnie. Znaczna część korespondencji jest wysyłana przez ePUAP. Promujemy przy tym wśród stron postępowania kontakty za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej. Bez zakłóceń przebiega sporządzanie i przekazywanie podmiotom wyjaśnień i stanowisk.

W początkowym okresie pandemii Urząd Transportu Kolejowego nie prowadził aktywnej akcji rekrutacyjnej, niemniej zdecydowaliśmy się podjąć nowe wyzwanie i wprowadzić zdalny system rekrutacji dla kandydatów. Zarówno etap testów wiedzy, realizowany za pomocą ankiet on-line, jak i rozmowa kwalifikacyjna, są przeprowadzane zdalnie, a w przypadku braku możliwości odbycia przez kandydata rekrutacji zdalnej z przyczyn technicznych (np. brak odpowiedniego wyposażenia technicznego, czy dostępu do Internetu o odpowiednich parametrach), oferujemy w siedzibie przystosowaną do tego celu salę wyposażoną w sprzęt multimedialny. To działa i jest bezpieczne dla wszystkich, a pierwsi kandydaci z sukcesem przeszli przez procedurę rekrutacyjną. W sposób niezakłócony realizujemy również postępowania o zamówienia publiczne. Czynności z tym związane są realizowane zdalnie za pomocą Internetu i komunikatorów elektronicznych.

Obszarem, którego formę realizacji musieliśmy przekształcić, to działania edukacyjne Urzędu Transportu Kolejowego. Zajęcia Akademii Bezpieczeństwa Kolejowego prowadzone są w sposób zdalny. Pozwoliło to na zwiększenie liczby uczestników, a formuła warsztatów przeprowadzanych jako wideokonferencje umożliwia również aktywny udział uczestników szkolenia. W związku ze wstrzymaniem możliwości prowadzenia zajęć edukacyjnych w szkołach i przedszkolach, realizacja projektu „Kampania Kolejowe ABC” została przeniesiona do Internetu. Na stronie projektu udostępnione są multimedialne lekcje dla dzieci przedszkolnych i uczniów z klas I-III i IV-VI oraz materiały edukacyjne, które mogą być wykorzystane przez nauczycieli i rodziców w ramach urozmaicenia zdalnej edukacji. Na stronie można też obejrzeć odcinki programów „Myszka w Paski” oraz „Twoja Kolej”.

Podsumowanie i wnioski

Czas pandemii – konieczność ochrony zdrowia i życia zdeterminowała praktycznie wszystkie aspekty naszego życia prywatnego, społecznego i zawodowego. Troska o bezpieczeństwo własne i bliskich, zmusiła nas do zmiany przyzwyczajeń i utartych schematów, wydawałoby się do tej pory stałych i nienaruszalnych. W ten okres zmian i czasu pracy zdalnej Urząd Transportu Kolejowego wszedł bez większych perturbacji, co jest zasługą dobrego, wcześniejszego przygotowania pod względem technicznym i organizacyjnym. UTK to instytucja otwarta i nowoczesna.

Z perspektywy pięciu miesięcy od rozpoczęcia pracy w formie zdalnej w Urzędzie Transportu Kolejowego, mogę pozytywnie ocenić jakość tej pracy w świetle nowych wyzwań. Na tę ocenę złożyły się zarówno dobre przygotowanie techniczne, jak i wysoka motywacja i zaangażowanie pracowników. Jesteśmy urzędem dynamicznym, wyciągamy wnioski z bieżących działań, uczymy się na własnych błędach i doskonalimy realizację procesów. Z pewnością praca zdalna odsłoniła obszary wymagające poprawy, ale też silne strony, nas samych, jak i organizacji, którą wspólnie tworzymy.