Przygotowane w języku polskim dokumenty to: deklaracja zgodności składników interoperacyjności WE, deklaracja przydatności do stosowania składników interoperacyjności WE, deklaracja weryfikacji podsystemów WE.

Wydawanie powyższych dokumentów leży w gestii producentów lub ich upoważnionych przedstawicieli, którzy po uzyskaniu stosownego certyfikatu od jednostki notyfikowanej, na własną odpowiedzialność deklarują zgodność lub przydatność do stosowania składników interoperacyjności oraz weryfikację podsystemu.

Ze względu na liczbę producentów w Unii Europejskiej oraz zróżnicowanie dotychczas wydawanych dokumentów tego typu, Europejska Agencja Kolejowa zaleca stosowanie przygotowanych przez nią wzorów dokumentów ze względu na potrzebę ujednolicenia zakresu danych zawartych w poszczególnych deklaracjach z różnych państw. Harmonizacja struktury danych ma również ułatwić ich gromadzenie i publikację w Europejskiej Bazie Danych Interoperacyjności i Bezpieczeństwa (ERADIS). Jednocześnie należy mieć na uwadze, że możliwa jest ingerencja w treść zapisów, ich formę oraz układ graficzny, jednak pod warunkiem pozostawienia struktury danych bez zmian.

Omawiane wzory dokumentów dostępne są w witrynie internetowej Urzędu Transportu Kolejowego